Minggu, 01 November 2015

Perbedaan Administrasi dan Manajemen

Pastinya diantara kalian sering rancu dengan penerapan ilmu administrasi dan manajemen yang bisa dibilang hampir sama. Maka dari itu, kali ini saya akan menjelaskan sedikit tentang perbedaan kedua bidang ilmu tersebut. Berikut perbedaan dari administrasi dan manajemen yang saya rangkum dari berbagai sumber. 

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan (science) baru berkembang sejak akhir abad yang lalu (abad XIX), tetapi adminitrasi sebagai suatu seni (art) atau administrasi dalam praktek, timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Sebagai ilmu pengetahuan, administrasi merupakan suatu fenomena masyarakat yang baru, karena baru timbul sebagai suatu cabang dari ilmu-ilmu Sosial, termasuk perkembangannya di Indonesia. Administrasi sebagai ilmu pengetahuan termasuk kelompok "applied sciences", karena manfaatnya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bangsa dan negara. Usman (2006 :2) menyatakan pengertian administrasi dalam pengertian sempit dan administrasi dalam pengertian luas. Administrasi dalam pengertian sempit, yaitu pekerjaan yang berhubungan dengan ketatausahaan, sedangkan administrasi dalam pengertian luas ialah seni dan ilmu mengelola sumberdaya 7M + 1I (man, money, material, machines, methods, marketing, and minutes + information) untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Sementara itu pengertian manajemen adalah sebagai berikut :
1.       Ketatalaksanaan proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran tertentu.
2.       Kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
3.       Segenap perbuatan menggerakkan sekelompok orang dan Menggerakkan fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Pada hakekatnya Administrasi dan Manajemen merupakan dua bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan yang berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola organisasi, termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran tersendiri. Dalam organisasi bisnis, administrasi adalah fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi bertugas menentukan setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumberdaya organisasi ke arah tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam bisnis, administrasi adalah mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, dalam arti membuat dan mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision). Oleh karena itu, administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan tujuan bersama. Sebaliknya, manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan tangan dari administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di dalam operasi organisasi. Di sini manajemen dipandang terpisah dari tugas-tugas eksekutif dan strategik yang merupakan bidang pokok administrasi. Hodgkinson meletakkan administrasi pada level atas (para pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi), sementara manajemen ada pada level menengah-bawah. Administrasi berorientasi pada tujuan (end-oriented) sementara manajemen berorientasi pada sarana atau cara (means-oriented). Dia mengutip pula Herbet A. Simon (1957), yang dalam bukunya Administrative Behavior mendefinisikan adminsitrasi secara amat simpel sebagai “the art of getting things done”. Kendati ringkas, namun pengertian ini memadai karena menekankan administrasi sebagai seni (art), sementara manajemen lebih dekat kepada teknis (science). Sampai di sini kita bisa menarik sebuah kesimpulan, bahwa titik-berat ilmu administrasi bisnis adalah memimpin bisnis, dalam arti menetapkan arah dan mengelola proses organisasi secara makro untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin dari sumberdaya yang ada.

Hodgkinson mengemukakan perbedaan antara Administrasi dan Manajemen sebagaimana dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Administration
Management
Art
Science
Policy
Execution
Values
Facts
Upper
Lower
Echelons
Echelons
Strategy
Tactics
Qualitative
Quantitative
Human
Material
Reflective
Active
Generalism
Specialism












Hodgkinson mendefinisikan administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”. Administrasi adalah aspek-aspek organisasi yang lebih berurusan dengan formulasi tujuan, masalah-masalah yang menyangkut nilai, dan komponen manusia dalam organisasi. Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive, programmatic, and susceptible to quantitative methods.” Manajemen adalah aspekaspek organisasi yang lebih rutin, definitif, terprogram, dan cenderung kepada metode kuantitatif. Pandangan Hodgkinson ini tampaknya relevan, mengingat lingkungan organisasi dewasa ini menuntut cara pandang yang lebih luas daripada sekedar masalah efektivitas dan efisiensi sebagaimana sangat ditekankan oleh manajemen. Organisasi tidak cukup hanya dipandang sebagai proses internal saja. Analisis stakeholders yang sekarang hampir merupakan suatu ‘kewajiban’ dalam pengelolaan organisasi, telah membuktikan hal itu. Organisasi yang hanya memperhatikan aspek internal seolah-olah ditakdirkan akan mati, atau setidak-tidanya mengalami suatu kemunduran (decline) dibandingkan posisinya terdahulu. Di sini Hodgkinson meyakini bahwa administrasi-lah yang terutama bertugas atau bertanggung-jawab terhadap aspek-aspek ekternal itu. Dia menekankan bahwa administrasi terutama bergerak pada upper level sebagai penentu arah dan kebijakan organisasi. Ini mempertegas kembali definisi-definisi yang telah kita kutip di atas.

Jika kita sepakat bahwa: (1) administrasi bergerak pada upper level dan terutama bersifat kebijakan, dan (2) tugas-tugas dan fungsi administrator dalam bisnis adalah pada level strategik dan outward-looking, maka gagasan ini membawa kita pada premis berikutnya: bahwa “seorang adminsitrator tidak lain adalah seorang pemimpin”. Jika dipahami dari perspektif pengelolaan bisnis, maka seorang pemimpin dibedakan dari manajer adalah dari aspek visi dan jiwa entrepreneurship.

Warren Bennis (1989), On Becoming a Leader, menjelaskan perbedaan manajer dan leader sebagai berikut:
·         Tugas manajer mengelola, tugas pemimpin melakukan inovasi
·         Manajer adalah copy, pemimpin adalah orisinal
·   Manajer berfokus sistem dan struktur organisasi; pemimpin berfokus pada unsur manusia ( people )
·         Manajer menitik-beratkan kontrol; pemimpin menekankan kepercayaan (trust)
·     Manajer mengambil sudut pandang jangka pendek, pemimpin melihat perspektif jangka panjang.
·   Manajer memperhatikan ke dalam dan tugas keseharian (bottom-line), pemimpin melihat keluar dan mencari visi ( horizon )
·         Manajer cenderung meniru (imitates), pemimpin membuat hal baru (originates)
·         Manajer menerima status quo, pemimpin menantang status quo
·      Manajer adalah pelaksana yang baik (classic good soldier), pemimpin adalah pribadi tersendiri.
·     Manajer memikirkan bagaimana melakukan hal-hal secara benar (does things right), pemimpin memikirkan mana hal-hal yang benar untuk dilakukan (does right things).